Автоматизировать — нельзя действовать по старинке

В сложной экономической обстановке умение находить, нанимать и удерживать ценных сотрудников может стать для бизнеса конкурентным преимуществом. И для того чтобы сделать процессы подбора и онбординга эффективнее, HR-специалисты используют автоматизированные системы.

Современный рынок HRM-систем очень разнообразный: есть возможность подобрать продукт по интерфейсу, опциям и функциям. Приобрести готовую систему, которая сделает процесс найма эффективнее, или создать свою – этот выбор каждая компания оставляет за собой. Преимущества и недостатки есть у всех. В этой статье речь пойдет о разработке собственного продукта, который удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. HR-специалисты IT-компании SimbirSoft Ирина и Юлия поделятся своим опытом, рассказывая, почему решили разработать систему для себя, с какими трудностями столкнулись и каких результатов добились.

Предыстория появления системы, или Почему мы не выбрали готовое решение

Начиналось все весьма стандартно: Redmine, большое количество Google-документов, история взаимодействия с кандидатом и сотрудником не велась — словом, не было никакой автоматизации… Но у нас была десктопная внутренняя система для ведения базы сотрудников. В октябре 2015 года ее решили доработать и подключили к проекту senior-разработчиков. В результате система начала быстро развиваться, появилось много новых функций, стала видна история взаимодействия с кандидатами и сотрудниками. Назвали ее Make Talents.

К 2017 году система выполняла свои изначальные задачи, но по мере роста бизнеса потребовались новые функции, а команда разработки перешла на коммерческие проекты. В системе стали появляться баги, её качество стало снижаться. И у нас даже возникли мысли, чтобы заменить ее готовым продуктом, но на тот момент не было системы, которая бы соответствовала всем нашим потребностям.

Готовые решения были, как правило, с очень узким набором функций: только по подбору или по аналитике. У других не было возможности предоставить облачное решение. Третьи были рассчитаны максимум на 1200 сотрудников, а у нас уже в то время компания насчитывала 1000 человек и имелись глобальные планы по росту.

Помимо Make Talents, мы развивали и другие внутренние сервисы — для подбора команд, оценки проектов и пр. К 2020 году мы объединили их в направление внутренней разработки. Проект получил «второе дыхание» и новую постоянную команду. Сейчас процессы выстроены: релиз один раз в 2 месяца, daily и прочее. В результате мы имеем систему, которая практически полностью удовлетворяет потребностям компании в решении задач, связанных с поиском и управлением персоналом.

Какие задачи позволяет решить система

Расскажем, какие процессы нам удалось автоматизировать и тем самым добиться прозрачности.

Начнем с заявки на подбор специалистов в штат. С появлением HRM-системы нанимающий менеджер (руководитель направления) может самостоятельно создавать заявки на найм, указывать в ней требования, необходимое количество сотрудников и другие важные при поиске кандидата нюансы. Например, степень владения конкретной технологией или иностранным языком.

Форма заявки на подбор сотрудника

Далее руководитель группы подбора персонала распределяет созданные заявки по рекрутерам. Об этом им приходит уведомление, что позволяет оперативно взять в работу вакансию.

На HR-доске рекрутер может просматривать вакансии, с которыми он работает. Здесь же информацию о статусах задач по своим потребностям видит и нанимающий менеджер. Он видит сколько кандидатов и на каком этапе найма они находятся. Также статусы на HR-доске позволяют «не потерять» соискателей и своевременно предоставить обратную связь.

HR доска

Наверное, основная и самая «вкусная» опция HRM-системы – база кандидатов, которая собирается с согласия соискателей. С помощью парсера, о котором мы поговорим ниже, в разделе автоматизации, можно вносить кандидатов в нашу систему парой кликов. В базе данных может одновременно находиться несколько десятков тысяч человек. Найти нужного сотрудника помогают фильтры: по городам, периоду, когда проходило взаимодействие, технологии и др.

Форма фильтра

При коммуникации с кандидатами доступно много опций для разных задач, например, закрепить соискателя за конкретной открытой вакансией. Это дает возможность в дальнейшем найти его по установленному статусу: «Резерв», «Отказ кандидата», «Отказ с нашей стороны» и т.д. В профиль может вноситься информация, которая помогает при работе с ним: контактные данные, желаемая должность, уровень владения английским, город (поскольку у нас в штате есть распределенные специалисты со всей страны).

Профиль сотрудника

HRM-система позволяет нам фиксировать все этапы работы с кандидатом. С помощью специальных карточек можно прикреплять результаты первичного телефонного интервью, технического и итогового собеседования. Информация собрана в одном месте, и мы легко можем проследить всю историю взаимодействия со специалистом. С помощью системы нам удалось автоматизировать процессы отправки оффера, памятки новому сотруднику, а также оповещение заинтересованных лиц о выходе специалиста. Раньше эти действия занимали много времени, сейчас достаточно внести информацию и нажать пару клавиш.

Автоматизированная система полезна не только на этапе найма, но и при дальнейшем взаимодействии с сотрудником. Например, наши менеджеры по адаптации оформляют найм именно в ней, тем самым открывают новому сотруднику доступы к внутренним ресурсам. Здесь же создается испытательный срок, куда менторы вносят отзывы о новых сотрудниках, а специалисты по адаптации фиксируют результаты бесед с ними. Подробнее о процессах онбординга мы рассказывали в прошлой статье.

Этапы работы с сотрудником

По завершении испытательного срока к взаимодействию со специалистом подключается менеджер по персоналу. При этом работа продолжается в этой же системе: в ней можно фиксировать все факты общения с сотрудником, его достижения, договоренности и прочее. Увольнение проводится здесь же. После этого бывшему коллеге закрываются все доступы к внутренним ресурсам, с его согласия он получает статус «соискатель».

Отдельно стоит выделить раздел «График отпусков». Специалист может самостоятельно внести данные в систему. При этом он видит даты отпуска коллег, что помогает избежать пересечений.

График отпусков

В отличие от многих других готовых систем, в нашей HRM-системе есть возможность назначить каждому пользователю определенные права. Так мы можем не беспокоиться об «утечке» персональных данных. Например, роль ответственного за найм предусматривает доступ к техническому интервью, но не даёт возможность увидеть сведения о размере заработной платы. Руководители направлений могут просматривать всю информацию о своем сотруднике и т.д. Перечень видов доступа довольно обширен и разнообразен.

Как мы повысили эффективность и скорость HR-процессов с помощью их автоматизации

Автоматизация сыграла огромную роль в оптимизации работы HR-команды. Что же удалось сделать?

Самое полезное для рекрутера – это парсер профиля человека с разных источников. Наши разработчики написали плагин, который позволяет буквально за пару кликов создать профиль кандидата в нашей HRM-системе. При этом он автоматически заполняет контактные данные из резюме и прикрепляет оригинал. Использовать этот плагин можно с согласия человека на самых популярных ресурсах (в установленных законодательством и ресурсами пределах).

Ещё одна из фишек – это автоматическая отправка тестовых заданий кандидатам. Также можно устанавливать сроки, вкладывать документы и назначать ответственных. Выполненное задание автоматически появляется в системе.

Следующая возможность, которая позволила ощутимо оптимизировать ресурсы на найм сотрудников – автоматическая отправка сообщений в мессенджерах и на электронную почту. Раньше рекрутеры тратили много времени при оформлении оффера кандидату вручную. Нужно было оформить письмо специалисту, уведомить всех заинтересованных лиц, внести данные в нескольких документах, а потом все тоже самое, когда кандидат принимал или отклонял предложение.

Автоматизация этих процессов сократила время оформления до 5-10 минут. Теперь достаточно внести всю информацию и условия оффера в форму системы и отправить ее. Письма получают кандидат и заинтересованные лица. Чтобы все узнали о выходе нового сотрудника, теперь тоже достаточно несколько кликов.

Аналитика стала неотъемлемой частью работы HR-специалиста. Мы стараемся считать если не все, то многое, и в этом нам также помогает HRM-система. В разделе «Отчеты» можно получить разные данные по воронке найма, количеству выходов, срокам закрытия вакансии, эффективности того или иного рекрутера и пр.

Отчет "Эффективность найма"

Хочется также выделить отчет по внутренней реферальной программе «Приведи друга». Здесь можно увидеть, какой кандидат пришел с ее помощью, кто его рекомендовал и статус по прохождению испытательного срока.

Что дальше?

Но и это еще не все! Впереди у нас амбициозные планы по развитию системы. Мы понимаем, что чем более автоматизирован процесс работы с кандидатами, тем он эффективнее. И здесь нет предела совершенству. Например, в планах настроить уведомление о месте и времени собеседования, которое автоматически будет приходить соискателю.

Понимаем необходимость продумать и работу с внешними откликами, которые приходят в компанию в большом количестве. Сейчас рекрутеры вносят информацию вручную, и работа с ними занимает очень много времени… Отклики приходят с различных источников: сайт компании, социальные сети, рекомендации, таргетированная реклама и прочее. Важно понимать, какие из них более эффективные и популярные, а для этого необходимо настроить отчеты и аналитику.

В этой статье мы постарались кратко рассказать о нашей системе. Это история, которая, возможно, только началась. Быть может, кого-то еще она вдохновит на создание собственной системы. А мы всегда готовы помочь вам в этом и поделиться своей экспертизой.

Больше кейсов и полезных материалов в наших соцсетях —  ВК и Telegram для владельцев продуктов и ИТ-управленцев.

______________________

*Информация о кандидате хранится в базе в течение срока, указанного в согласии.