ИИ в управлении проектами: новый стандарт или временный тренд?

Эффективность управленческих решений напрямую влияет на устойчивость компании, скорость развития и качество реализации проектов. Поэтому все больше руководителей рассматривают искусственный интеллект как инструмент, который помогает быстрее работать с информацией, снижать рутину и принимать более обоснованные решения.

В статье разберем, какие ИИ-сервисы можно использовать в управлении проектами, в чем их особенности и как понять, что такие инструменты уже пора внедрять в работу. Материал будет полезен руководителям проектов, управленцам и всем, кто интересуется практическим применением искусственного интеллекта в бизнесе.

ИИ и проектное управление: предпосылки к внедрению

Главная задача руководителя проекта — создать продукт с заданным уровнем качества, уложившись в сроки, бюджет и согласованный объем работ. Для этого ему нужно понимать процессы разработки, владеть методологиями управления, работать с метриками, учитывать интересы бизнеса, команды и конечных пользователей, а также заранее видеть возможные риски.

Проектное управление включает много разноплановых задач, и часть из них можно ускорить с помощью искусственного интеллекта. Особенно это актуально там, где нужно быстро обработать большой объем информации и получить первичные выводы для принятия решений.

Например, ИИ может быть полезен для:

• Анализа стратегии развития продукта.
  ИИ помогает рассматривать разные сценарии развития проекта, оценивать риски и находить возможные точки роста. На основе таких данных команде проще выбрать стратегию развития продукта или скорректировать текущий план.

• Изучения целевой аудитории.
  Чтобы продукт соответствовал ожиданиям пользователей, важно понимать их потребности, поведение и интересы. ИИ помогает быстрее анализировать данные об аудитории, находить повторяющиеся закономерности и формировать гипотезы. Задачи, которые вручную заняли бы несколько часов, можно выполнить значительно быстрее.

При этом ИИ не заменяет руководителя проекта, а помогает ему быстрее работать с данными, проверять гипотезы и принимать более обоснованные решения.

Как понять, что на проекте пора внедрять ИИ-инструменты

Перед внедрением ИИ важно оценить не только потенциальную пользу, но и связанные с ней ограничения. Не существует универсального инструмента, который одинаково хорошо решает любые задачи, поэтому выбор стоит начинать с анализа процессов и ожидаемого эффекта.

На что стоит обратить внимание?

1. Соотношение затрат и ожидаемой выгоды

Использование ИИ-инструментов требует инвестиций. В зависимости от задач может потребоваться сразу несколько сервисов с разными функциями и тарифами. Поэтому важно заранее оценить, насколько их применение позволит сократить трудозатраты, ускорить выполнение задач или повысить качество работы.

2. Цена ошибки

Если решения, принимаемые на основе данных ИИ, могут повлиять на финансовые показатели, сроки проекта или качество продукта, результаты работы алгоритмов должны проходить дополнительную проверку специалистом. Искусственный интеллект помогает принимать решения, но ответственность за них по-прежнему остается за человеком.

3. Безопасность данных

Особое внимание следует уделять проектам, связанным с конфиденциальной информацией. При работе с чувствительными данными необходимо оценивать, где и как обрабатывается информация, а также соответствует ли выбранный сервис требованиям безопасности и договорным обязательствам.

4. Большой объем данных и рутинных операций

Наибольший эффект ИИ обычно дает там, где требуется быстро обрабатывать значительные объемы информации, выполнять типовые расчеты или анализировать повторяющиеся процессы.

Если значительная часть времени уходит на:

• подготовку типовых документов;

• сбор и обработку обратной связи;

• подготовку отчетности;

• обмен информацией внутри команды;

• сбор и анализ маркетинговых данных,

то стоит рассмотреть внедрение ИИ-инструментов. Они помогут сократить время на рутинные операции и освободить ресурсы для задач, требующих экспертной оценки, коммуникации и принятия решений.

Виртуальные помощники и ИИ-инструменты для управления проектами

Ниже — несколько примеров инструментов, которые могут быть полезны для отдельных задач в проектном управлении.

Stratejos

Stratejos можно рассматривать как виртуального администратора проекта. Инструмент помогает создавать команды, настраивать напоминания и отслеживать задачи, ошибки, важные активности и события проекта.

Он может передавать информацию в Jira или Slack и напоминать команде о забытых задачах, задачах без оценки и других элементах, которые требуют внимания руководителя проекта. Это снижает риск, что важные действия потеряются в рабочем потоке.

Smart Projects

Smart Projects — система для управления проектами на всех этапах: от планирования до завершения работ.

Инструмент помогает автоматически планировать загрузку подразделений, формировать команды с учетом задач и компетенций исполнителей, контролировать ход выполнения работ и сохранять накопленный опыт. Эти данные можно использовать повторно при запуске новых проектов.

TARA AI

TARA AI — платформа на базе искусственного интеллекта для планирования и сопровождения разработки.

Инструмент помогает предлагать варианты реализации проекта, распределять задачи и загрузку команды, а также настраивать панели управления для отслеживания хода разработки. Это позволяет быстрее видеть изменения в проекте и вовремя реагировать на возможные отклонения.

PineStem

PineStem — ИИ-платформа для подбора проектной команды на основе данных о ранее выполненных задачах. Инструмент анализирует опыт и результаты сотрудников, помогает оценить их соответствие проекту и подобрать команду под конкретные цели.

Такие решения могут быть полезны для прогнозирования рисков, оценки нагрузки, анализа соотношения ошибок и задач, а также планирования ресурсов. Это помогает руководителю проекта точнее формировать команду, заранее видеть возможные отклонения и принимать более обоснованные управленческие решения.

Выводы

ИИ-инструменты уже могут быть полезны в управлении проектами, особенно там, где нужно работать с большим объемом данных, отслеживать отклонения и быстрее принимать решения.

Основные преимущества:

• Автоматизация рутинных процессов.
  ИИ может помогать с анализом данных, сверкой плана и факта, уведомлениями о приближении к лимитам по бюджету или трудозатратам, а также с прогнозированием возможных отклонений.

• Снижение проектных рисков.
  За счет регулярного контроля прогресса и анализа накопленных данных ИИ помогает раньше замечать проблемы и предлагать варианты их решения.

• Планирование команды.
  ИИ-инструменты могут подсказывать, как распределить нагрузку между участниками проекта и в какой последовательности лучше выполнять задачи.

• Прогнозирование результата.
  Анализ большого объема данных помогает оценить вероятность успешного завершения проекта и выбрать стратегию, которая повысит шансы на нужный результат.

Дальнейшему развитию ИИ в проектном управлении будут способствовать несколько факторов: цифровизация бизнеса, рост числа инструментов для управления проектами, усложнение процессов и увеличение объема данных и метрик.

При этом ИИ пока не заменяет руководителя проекта в коммуникации с командой, личных встречах, обсуждении мотивации и решении конфликтов. Но его уже можно использовать как помощника в планировании, анализе рисков, подготовке управленческих сценариев и поиске точек, где проект может отклониться от плана.

Если вам интересна тема управления проектами, можете почитать и другие наши статьи на сайте или на РБК.