Автоматизация документооборота для федерального застройщика
Автоматизация документооборота с помощью 1С:Документооборот позволила компании не только минимизировать операционные риски, но и повысить прозрачность взаимодействия с подрядчиками. В результате удалось сократить трудозатраты, снизить ошибки при обработке данных и оптимизировать процессы контроля качества выполненных работ.
Клиент
Федеральный застройщик, один из крупнейших в России, специализирующийся на строительстве многоэтажных жилых комплексов. Основные регионы деятельности — Центральный, Северо-Западный, Сибирский, Дальневосточный округа.
Задача
Компании потребовалось автоматизировать процесс формирования и согласования мотивированных отказов по актам выполненных работ. Основные проблемы включали:
1. Высокие трудозатраты:
создание документов занимало много времени и требовало участия сотрудников из разных отделов — бухгалтерии, юридического отдела и операторов.
2. Ошибки и несогласованность данных:
ручной перенос информации между системами повышал вероятность ошибок.
3. Задержки в оформлении документов:
из-за сложных процессов подрядчики не получали своевременных уведомлений о причинах отказов.
4. Отсутствие прозрачности и аналитики:
не было возможности анализировать причины отказов, суммы отклоненных работ и качество выполнения подрядных обязательств.
Решение
Для автоматизации процессов была выбрана система 1С:Документооборот с интеграцией в существующую ИТ-инфраструктуру компании. В рамках проекта мы осуществили:
1. Интеграцию с «Битфинанс Строительство»:
автоматический обмен данными исключает ошибки, связанные с ручным переносом информации.
2. Автоматизацию формирования документов:
система генерирует мотивированные отказы, используя данные из финансовых и учетных систем без ручного ввода.
3. Интеграцию с «Контур-Диадок»:
интеграция обеспечивает моментальную отправку документов на подписание контрагентам.
4. Автоматизацию согласования документов:
внедрены маршруты согласования с контролем исполнения задач.
5. Настройку аналитики и отчетности:
система сбора аналитики помогает анализировать причины отказов, объем отклоненных работ, качество сотрудничества с подрядчиками.
6. Снижение объема ручных операций:
автоматизация процессов уменьшила количество ручной работы у бухгалтерии и юристов.
Результат
-
Сокращение времени обработки документов: подготовка документов теперь занимает 4 часа вместо 2 дней.
-
Улучшенное взаимодействие с подрядчиками:
автоматизация процессов обеспечила прозрачную оценку претензий и оперативное информирование контрагентов. -
Контроль документооборота:
статус каждого документа доступен в режиме реального времени на любом этапе обработки. -
Снижение операционных издержек:
благодаря устранению дублирующих операций удалось рационально распределить ресурсы компании. -
Обоснованный подход к выбору подрядчиков: собранные данные позволяют компании анализировать надежность контрагентов и повышать качество сотрудничества.
-
Минимизация конфликтов:
четкие регламенты работы с документами сократили спорные ситуации с контрагентами.
