Реализация перехода на 1С:ЗУП КОРП для сервисной компании

Клиент

Сервисная компания в области нефтепромыслового и бурового оборудования.

Задача

Клиент планировал перевести кадровый учет, расчет заработной платы и охрану труда на единую цифровую платформу, чтобы объединить разрозненные процессы (кадры, зарплата, охрана труда) в одной системе. Кроме того, клиент хотел устранить ручные операции в Excel и устаревшее ПО (БИТ-2000), а также настроить централизованную работу для всех филиалов.

Основными причинами, которые повлияли на решение, стали:

• Прекращение поддержки используемого решения БИТ-2000 и ручная обработка данных;

• Отсутствие ключевых функций: цифровых решений для охраны труда, воинского учета, найма персонала;

Кроме того, отсутствовали единые стандарты работы для филиалов, а хранение информации было разрозненным.

До перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП версии 3.1» расчет заработной платы и кадровое делопроизводство осуществлялись в программе БИТ-2000, которая не соответствует современным требованиям. Сотрудники составляли управленческую и регламентированную отчетность вручную. Ручной труд приводил к ошибкам, а требования к актуальности форм отчетности в налоговую службу и фонды увеличивал время подготовки отчетности.

Нам предстояло:

• Автоматизировать блок охраны труда и воинского учета;

• Унифицировать учет филиалов холдинга;

• Внедрить единый корпоративный шаблон для расчета заработной платы и формирования управленческой отчетности;

• Разделить роли пользователей;

• Разделить функционал сотрудников кадровой службы;

• Интегрировать программу учета зарплат и кадров с «1С:УПП».

Решение

При выборе информационной системы для клиента мы учитывали следующие особенности:

• сеть филиалов организации была широкой;

• в информационной системе планируется работа более 30 активных пользователей;

• у компании сложная организационная структура;

• новую систему нужно интегрировать с «1С: УПП»;

• на предприятии используется более 100 сложных видов начислений, обусловленных спецификой работы;

• необходимо было планировать расходы на зарплату;

• следовало автоматизировать в одной системе работу кадровиков, служащих по расчету зарплаты и HR- специалистов.

Информационная система «1С:ЗУП 3.1 КОРП» наиболее полно соответствовала всем особенностям и участкам работ.

Возможность доработок в системе позволила учесть все потребности бизнеса и разработать необходимые формы отчетности, формы документов. Помимо этого, мы добавили более 10 видов аналитики для сбора данных по категориям персонала, видам мероприятий, территорий работ.

Реализованные задачи:

Нормализован справочник подразделения. Ранее в состав структуры подразделений в БИТ-2000 входило множество мелких подразделений, которые завели, чтобы разносить затраты по категориям работников и отражать затраты по специализированным участкам работ.

Мы решили вопрос по укрупнению подразделений в два этапа.

На первом этапе доработали справочник «Подразделения». Добавили признак — техническое подразделение.

При формировании доработанных отчетов по штатным сотрудникам эти подразделения можно скрывать из штатного расписания, но при этом их удобно использовать для распределения затрат по направлениям деятельности.

На втором этапе расформировали мелкие подразделения, разбитые ранее на категории рабочих и служащих. Структура подразделения стала соответствовать утвержденной структуре предприятия. У сотрудников разных категорий, ранее входивших в «технические» подразделения, были настроены способы отражения затрат в соответствии с корпоративным справочником предприятия.

Доработан справочник «Штатное расписание». В элемент справочника добавили блок Дополнительные реквизиты, который содержит более 10 показателей для дальнейшей аналитики по персоналу.

В карточке организации, справочнике «Структурные подразделения», справочнике «Территории» добавлен дополнительный признак «Регион», который привязан к внедренному справочнику «Регионы».

Доработка была создана для корректного формирования отчетности в разрезе регионов, (в т.ч. отчет о численности, структуре и качественном составе персонала).

Доработан документ «Совмещение должностей». При создании документов, которые могут повлиять на плановые начисления (кадровый перевод, изменение плановых начислений, назначение плановых начислений) на основании уже созданного ранее документа «Совмещение должностей» система автоматически создает 2 документа исправления по сотруднику — до даты исправления и после даты исправления.

Доработан механизм заполнения графиков и табелей по сотрудникам. Табели заполняются исключительно на основании графика рабочего времени. Заблокирован механизм ручной корректировки видов учета рабочего времени в табеле. Добавлена кнопка «Утверждено», после нажатия которой корректировка табеля становится невозможна.

Настроены начисления. Мы настроили более 100 видов начислений и удержаний с привязкой к районному коэффициенту и другим мотивационным коэффициентам, утвержденным заказчиком.

Доработан функционал по сдельному заработку. Добавили признак «Сдельные работы», настроили и доработали справочник сдельных работ. Это позволило автоматизировать начисление по сдельным работам с учетом территориальных коэффициентов, северных надбавок и других плановых начислений. За работу по графику в выходной день стала начисляться оплата работы в двойном размере. Дополнительно появилась возможность детализировать записи о проделанных работах в расчетных листках сотрудников.

Был проведен аудит ролей. На основании аудита настроили ролевые модели в соответствии с политикой организации.

Результаты

За 12 месяцев внедрения «1С:ЗУП 3.1 КОРП» предприятие добилось значимых улучшений в трех ключевых направлениях:

1. Эффективность работы
Автоматизация сократила время подготовки отчетов на 40%. Встроенные проверки уменьшили количество ошибок в расчетах зарплаты на 35%, что особенно критично для предприятия со 100+ видами начислений.

2. Управляемость процессов
Объединение 7 разрозненных филиальных систем в единый контур снизило затраты на администрирование на 25%. Появилась возможность оперативно анализировать данные по регионам, категориям персонала и видам работ через 10+ новых отчетных форм.

3. Качество данных
Централизация учета устранила дублирование информации и повысила достоверность показателей. Руководство теперь получает актуальные данные для принятия решений в режиме реального времени.

Инвестиции в цифровизацию окупились за 8 месяцев за счет сокращения трудозатрат и предотвращения финансовых потерь от ошибок.

Проект показал, что даже в сложных промышленных холдингах возможно добиться прорывной эффективности через системную автоматизацию.

Планы на будущее:

• Автоматизация блока мотивации персонала и KPI;

• Подключение модуля «Кадровый контроль» для учета рабочего времени;

• Расширение функционала мобильного приложения для сотрудников.

Технологии

1С:ЗУП 3.1 КОРП

Трудности

В процессе реализации возникли трудности в производительности системы, так как одновременно в сетевой версии работали более 30 пользователей.

Как решали:

• Нарастили мощность сервера;

• Корректно настроили фоновые и регламентные задания;

• Настроили антивирус;

• Протестировали и исправили ошибки базы данных.

В процессе перехода на «1С:ЗУП 3.1 КОРП» необходимо было добавить в текущую базу еще 7 филиалов организации, с учетом того, что каждый филиал работал в разных информационных системах.

Как решали:

В связи с масштабностью проекта был выбран вариант поэтапного переноса данных в текущую базу:

• Был доработан механизм переноса данных с разных учетных систем; 

• Сделаны тестовые переносы на новый сервер, в процессе которого специалисты проверяли корректность перенесенных данных;

• После проверки корректности и устранения выявленных ошибок было сделано финальное слияние баз в единой системе.

В процессе тестирования функционала не все пользователи были готовы к корпоративному унифицированному учету, затягивали сроки ввода данных.

Как решали:

В процессе обучения с пользователями проводились беседы, были показаны инструменты, необходимые для работы, оказана помощь в освоении программы. В результате лояльность сотрудников выросла до 90%.

Вашей компании необходим переход с БИТ-2000 на 1С:ЗУП КОРП 3.1?

Узнать подробнее