Как переход на «1С:ЗУП» ускорил процесс подготовки отчетности на 40%

Этот кейс показывает, как автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты помогает сократить трудозатраты, снизить количество ошибок и сделать управление персоналом более прозрачным.

Для руководителей это пример перехода от ручной обработки данных к системной работе с отчетами и показателями. Для специалистов по кадрам и расчету зарплаты — практический пример использования программного продукта 1С для начислений, ведения данных сотрудников и подготовки отчетности.

С какой проблемой обратился заказчик

Заказчик — крупное промышленное предприятие, которое занимается сервисным обслуживанием оборудования для нефтедобычи и бурения.

До внедрения «1С:ЗУП» компания вела кадровый учет и расчет зарплаты в БИТ-2000. Система уже не соответствовала требованиям предприятия: отчетность приходилось готовить вручную, из-за чего чаще возникали ошибки и сложности с актуальными формами для ИФНС и фондов.

В рамках предыдущей системы автоматизация охраны труда и воинского учёта отсутствовала, при этом процессы подбора и обучения сотрудников выполнялись в независимых программных продуктах.

Внедрение новой информационной системы позволило бы:

• автоматизировать охрану труда и воинский учет;
• привести кадровый и зарплатный учет 7 разрозненных филиалов к единым правилам;
• настроить корпоративные шаблоны для расчета зарплаты и управленческой отчетности;
• разграничить права доступа для разных пользователей;
• разделить зоны ответственности кадровиков, расчетчиков зарплаты и специалистов по мотивации;
• связать кадрово-зарплатную систему с «1С:УПП».

Вариант решения

Для автоматизации и приведения учета к единым правилам мы предложили перейти на «1С:ЗУП 3.1 КОРП» и адаптировать систему под корпоративные шаблоны заказчика.

При выборе решения учитывали особенности предприятия:

• разветвленную сеть филиалов;
• количество пользователей — более 30;
• сложную организационную структуру;
• необходимость обмена данными с «1С:УПП»;
• свыше 100 видов начислений, обусловленных спецификой трудовой деятельности;
• потребность в планировании затрат на оплату труда;
• возможность комплексной автоматизации рабочих процессов кадровой службы и специалистов по расчёту заработной платы в рамках единой информационной системы.

По этим требованиям оптимальным решением стала «1С:ЗУП 3.1 КОРП».

Решение

Привели справочник подразделений к единой структуре.

В прежнем программном продукте были созданы подразделения, которые использовали для распределения затрат по категориям сотрудников и специализированным участкам работ.

Чтобы упростить учет, мы укрупнили структуру подразделений и доработали справочник «Подразделения». Мы добавили технические подразделения — они не отображаются в штатном расписании и отчетах по штатных сотрудникам, но используются для корректного распределения затрат по направлениям деятельности.

Итоговая структура стала соответствовать утвержденной организационной схеме предприятия, а для сотрудников настроили правила отражения затрат по корпоративному справочнику.

Доработали справочник «Штатное расписание»

Мы добавили блок дополнительных реквизитов, чтобы фиксировать дополнительные показатели для анализа данных по сотрудникам.

Также в карточку организации и справочники «Структурные подразделения» и «Территории» был добавлен признак «Регион». Он связан с отдельным справочником регионов и позволяет формировать отчетность в нужных разрезах.

Доработали документ «Совмещение должностей», чтобы корректно учитывать изменения, влияющие на плановые начисления.

Если на основании ранее созданного совмещения оформляется кадровый перевод, изменение или назначение плановых начислений, система автоматически формирует два документа исправления по сотруднику: до даты изменения и после нее.

Это снижает риск ошибок в расчетах и помогает сохранить корректную историю начислений.

Изменили порядок заполнения графиков и табелей сотрудников

Теперь табель формируется только на основании утвержденного графика рабочего времени. Ручное изменение видов учета рабочего времени заблокировано, чтобы исключить случайные правки и ошибки.

Дополнительно добавлена кнопка «Утверждено». После ее нажатия табель фиксируется, и дальнейшие корректировки становятся недоступны.

Настроили более 100 видов начислений и удержаний с учетом специфики предприятия

Расчеты были привязаны к районным коэффициентам и другим мотивационным показателям, утвержденным заказчиком. Это позволило автоматизировать сложные правила начисления и снизить долю ручных операций.

Доработали расчет сдельной оплаты

В системе появился отдельный признак «Сдельные работы», а справочник таких работ был настроен под правила заказчика. Это позволило автоматически рассчитывать сдельный заработок с учетом территориальных коэффициентов, северных надбавок и других плановых начислений.

Также была настроена двойная оплата за работу в выходной день по графику. В расчетных листках появилась детализация выполненных работ, чтобы сотрудники могли видеть, из чего складывается начисленная сумма.

Провели аудит пользовательских ролей и прав доступа

По его итогам настроили ролевые модели в соответствии с внутренней политикой организации. Это позволило разграничить доступ к данным и функциям системы по зонам ответственности сотрудников.

Трудности в работе

В ходе проекта возникли три основные сложности.

Первая — нагрузка на систему: в сетевой версии одновременно работали более 30 пользователей. Чтобы стабилизировать работу, усилили сервер, настроили фоновые и регламентные задания, антивирусную защиту, а также проверили и исправили ошибки базы данных.

Вторая — перенос данных из 7 филиалов, которые ранее работали в разных учетных системах. Для этого выбрали поэтапную миграцию: доработали механизм переноса, выполнили тестовые загрузки на новый сервер, проверили данные, устранили ошибки и после этого объединили базы в единой системе.

Третья — адаптация сотрудников к унифицированному учету. Часть пользователей не сразу была готова работать по новым правилам, что влияло на сроки ввода данных. Команда провела обучение, показала необходимые инструменты и помогла освоить программу. В результате лояльность сотрудников к изменениям выросла до 90%.

Итоги перехода

За год использования новой платформы предприятие существенно оптимизировало ключевые кадровые и расчётные процессы. Основные достижения:

Рост продуктивности. Время на подготовку отчетности сократилось на 40%. Встроенные механизмы контроля сократили число ошибок в расчётах зарплаты на 35% — это особенно важно при работе со сложной системой из более чем 100 видов начислений.

Повышение прозрачности управления. Интеграция системы филиалов в единую среду позволила сократить административные расходы на 25%. Дополнительно внедрено свыше 10 новых форм отчётности, что позволило анализировать данные по нескольким критериям: регион, категория персонала, виды работ.

Достоверность информации. Централизованный учёт исключил дублирование данных и повысил точность показателей, а актуальная аналитика ускоряет принятие управленческих решений.

Окупаемость инвестиций в цифровизацию составила 8 месяцев за счёт снижения трудозатрат и минимизации финансовых рисков, связанных с ошибками. Проект подтвердил, что даже в крупных промышленных холдингах системная автоматизация способна обеспечить прорыв в эффективности.