Система складского учета: отличие от WMS и обзор лучших систем

Многие крупные и малые производственные предприятия, магазины, сервисы доставки имеют склады. Транспортные компании открывают специальные терминалы для непрерывной работы. Есть и комплексы, которые любой желающий может арендовать для постоянного или временного размещения вещей, движимого имущества, продаж товаров.

В любом из этих случаев складом необходимо грамотно управлять. О том, как это делать, какие программы автоматизации учёта для бизнеса (в том числе бесплатные) можно использовать, расскажем в статье.

Информация о возможностях, стоимости и других характеристиках продуктов взята с официальных сайтов соответствующих компаний и актуальна на 10.06.2024 г.

Что такое система складского учета: преимущества, недостатки, возможности использования

На крупном складе в зависимости от направления работы компании/магазина могут храниться тысячи наименований продукции. Запомнить гигабайты данных о том, что и где находится — сложно, и даже опытному кладовщику может быть непосильна. Ситуация еще больше усложняется, если ассортимент склада в процессе работы, продаж меняется, за отдельными позициями не закреплены конкретные места на полках. Сегодня в ячейке лежат одни товары, завтра другие.

Чтобы не тратить часы работы на обработку данных, поиски нужной продукции на территории склада, необходимо подумать о внедрении систем управления (ведения и автоматизации учёта). Так называют специализированное программное обеспечение для фиксации данных о количестве (весе, объёме) материальных ценностей, списании их на продажу или в производство. Программы складского учёта позволяют вносить информацию о поступлениях. Пользователям (кладовщикам склада, грузчикам, иным ответственным лицам) могут потребоваться другие сведения: о сроках годности продукции, местах хранения конкретных позиций, остатках, движении по временным интервалам.

На маленьких складах с небольшим количеством позиций учёт в процессе работы и продаж часто ведут с использованием бумажных карточек. В них ответственное лицо вручную вносит данные о поступлении и расходе товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Но этот вариант хорош, если до любой позиции можно «дотянуться рукой», чтобы проверить ее наличие, например, при инвентаризации по требованию руководства бизнеса.

К преимуществам использования систем (программ, сервисов) управления складским хозяйством (учёта нужных данных) можно отнести следующие моменты:

Возможность контролировать ход работы персонала склада. Программы позволяют проверить, кто и чем занимался. Это особенно актуально при применении терминалов сбора данных (ТСД) и интеграции с камерами видеонаблюдения.
Сокращение временных интервалов, необходимых для продаж, комплектации заказа, получения данных о местах хранения комплектующих.
Уменьшение вероятности появления пересортицы. Кладовщик в ходе работы получает информацию не только о том, какой товар нужен, но и в какой ячейке склада он располагается.
Контроль сроков годности. Вопрос учета этих данных важен, если на складе хранятся продукты питания.

В конечном счете, все перечисленные плюсы — это возможность оптимизировать работу склада (и бизнеса в целом), выявить и устранить возможные недостатки учёта. К тому же снижается зависимость от знаний и опыта конкретных сотрудников. Если кто-то из кладовщиков не выйдет на работу, деятельность склада не остановится.

Теперь необходимо обозначить недостатки систем и программ управления складом (ведения учета, продаж):

Стоимость. Качественные программы обработки данных для бизнеса стоят дорого. Можно приобрести один из многочисленных типовых вариантов для ведения учёта, но его тоже придется адаптировать к условиям склада (организации, сервиса, бизнеса).
Дополнительные затраты. Например, необходимо организовать обучение сотрудников. В зависимости от сложности и количества выполняемых операций, функционала программы складского учета на это может потребоваться более полугода.
Необходимость расширить штат. Нужна IT-служба для поддержания работоспособности сервера, актуализации данных, обслуживания программы и ее доработки под потребности склада, бизнеса.

Все перечисленные недостатки систем управления складами (ведения учёта) необходимо учитывать еще до их внедрения. Иначе может оказаться, что деньги на закупку или разработку программы потрачены, а использовать ее в полной мере не получается, в том числе из-за особенностей бизнеса.

Чем системы учета на складах отличаются от WMS?

Во многих источниках можно встретить утверждения о том, что системы управления складами (WMS) и ведения учёта — это практически одно и то же. Но это мнение ошибочное.

WMS для управления складом: что такое и как выбрать

Разница между сервисами есть. И относится она в первую очередь к функциональности двух программных продуктов для склада и бизнеса. Если исходить из сути назначения ПО, WMS-системы позволяют:

Полностью контролировать и автоматизировать все бизнес-процессы на складе: от приёмки и размещения на стеллажах до выдачи потребителю или списания в брак, приёмки возвратов.
Оптимизировать работу персонала склада за счет сокращения ручных операций. Сотрудник получает чёткие указания, какой товар и в какой ячейке взять. Только после завершения текущей команды он получает другие указания. Система дает ему рекомендации, в какую тару складывать продукцию, сколько коробок должно быть на поддоне и т. д.
В случае с «классическими» учётными системами пользователю предоставляется общий перечень документов на отгрузку. Кладовщик самостоятельно решает, в какой последовательности выполнять необходимые действия. Он может пропустить отдельную накладную (её часть), чтобы вернуться к ней позднее.

Можно выделить один важный момент, относящийся к различию между программами: если конкретную последовательность операций на объекте определяет человек, система относится к учётным. Если же полностью (или максимально) исключена зависимость от действий конкретного исполнителя, программу считать управленческой.

Для удобства сравнительная информация о возможностях учетных и WMS — систем приведена в таблице ниже:

Бизнес-процессы

Учётные системы

WMS

Распределение заданий в автоматическом режиме между сотрудниками склада

Ведение оперативного учета продукции на складе

Учёт запасов на складе в определенный период времени

Организация адресного попозиционного складского хранения

Контроль работы сотрудников, техники, оборудования

Партионный учёт

Кросс-докинг (управление действиями сотрудников при кросс-докинге)

Операционный биллинг

Нужно отметить, что выбранные для сравнения критерии не являются единственными, есть и другие. В функциональность WMS входит планирование операций, а учётные программы предназначены для фиксации уже выполненных действий по перемещению, приёму товаров. К тому же, в первом случае всегда есть обратная связь между исполнителями и системой. Пользователь, например, может сообщить о возникновении нештатной ситуации. При использовании учётных систем сотрудникам самостоятельно приходится решать, как поступить, если, например, окажется, что нужный товар перемещён на другую полку, а в программе этот факт никак не зафиксирован.

Что можно делать с помощью систем складского учета?

Нужно сразу отметить, что конкретные функции программы определяются потребностями эксплуатирующей организации. Но в целом при помощи учётных систем можно:

Фиксировать поступление товаров от поставщиков, передачу нужных позиций в производство, на продажу или списание.
Проводить инвентаризацию товаров на складе.
Устанавливать цены, например, на основании закупочных и т.д.
Регистрировать перемещения продукции между отдельными складами, магазинами, подразделениями, стеллажами и т.д.
Анализировать движение товаров: по партиям, в течение дня или иного временного интервала и т.д.
Вносить в карточки товаров их характеристики, данные о сертификатах при необходимости.

Как автоматизировать ведение складского учёта в компании

Конечно, если в организации небольшой склад, на котором хранится не более десятка позиций товаров, движение спокойное — для ведения учета можно ограничиться бумажными карточками. Если же ежедневно на полках стеллажей приходится размещать сотни коробок и отдельных товаров, выдача измеряется в десятках тонн — требуется автоматизация.

Для ведения складского учёта в этом случае можно использовать:

Excel;
специальные складские программы.

Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки, требует отдельного рассмотрения.

Excel

MS Excel — уже не просто система таблиц, а достаточно мощный инструмент для складского учета товаров и аналитики. Его возможности активно используют индивидуальные предприниматели и небольшие компании, если на складе хранится не более 100-150 позиций.

Непосредственно Excel необходимо покупать, но на рынке представлены и бесплатные варианты, в том числе с открытым программным кодом.

К плюсам использования программы можно отнести простую функциональность и минимум времени на её изучение. К тому же, для работы не требуется подключение к интернету. Но есть и значительные минусы, например:

все данные в таблицу необходимо вносить вручную. Также нужно следить за тем, чтобы не сбились формулы. Иначе те или другие данные на выходе будут некорректными;
не предусмотрена интеграция с учётными системами и программами. Например, не получится перенести данные в 1С.

Специальные программы

О возможностях учётных систем речь шла в первой части статьи. Здесь остается ещё раз перечислить их преимущества и недостатки.

Плюс — возможность автоматизировать многие рутинные операции, в том числе по оприходованию товаров, их перемещению в пределах склада и списанию. К тому же, можно организовать интеграцию, например, с бухгалтерским ПО для выгрузки необходимых документов.
Но есть и минусы:

программы приходится покупать, и стоимость лицензии может измеряться в сотнях тысяч рублей;
обслуживание ПО для склада товаров — это отдельная статья расходов в бюджете эксплуатирующей компании. К тому же, ПО практически всегда приходится дорабатывать под потребности конкретной организации, а услуги специалистов в данной сфере стоят дорого.

Какой вариант выбирать для работы — карточки, MS Excel или специальные программы — нужно решать после изучения потребностей компании. Иначе может оказаться, что руководство компании покупает ПО, но никто не стремится его использовать, ссылаясь на всевозможные препятствия.

Краткий обзор популярных систем складского учета

В 2024 году на рынке представлены различные программы, предназначенные для ведения складского учёта товаров. Есть общедоступные системы с открытым программным кодом и достаточно хорошей функциональностью. Есть и платные варианты для использования в конкретных сферах деятельности. Ниже приведено описание наиболее популярных программ, востребованных у компаний с собственными складами для хранения товаров.

СБИС Розница

СБИС Розница позволяет фиксировать продажи, вести учёт товаров, формировать программы лояльности для клиентов. В основном, программой пользуются предприятия розничной торговли. В комплекте можно приобрести не только ПО, но и кассовый аппарат, сканеры штрих-кодов, пин-пады для приёма оплаты картами и т.д.

Отдельная POS-система автоматизации предназначена для ведения операций склада по приёму товаров, контролю остатков, формированию отчётов в удобном формате для разных пользователей. Конечная цель всех действий — быстрое обслуживание покупателей и клиентов склада.

СБИС Розница поставляется, в том числе с развертыванием на мобильных устройствах (смартфонах, планшетах), с хранением информации в облаке. Работать при этом можно в любом удобном веб-браузере.
К плюсам программы складского учёта можно отнести следующие моменты:

есть возможность организовать управление персоналом склада;
можно принимать комбинированную оплату: наличными и картами;
можно организовать интеграцию с 1С или иными бухгалтерскими программами учёта, ЕГАИС, интернет-магазинами и т.д.;
предусмотрен многопользовательский доступ;
можно контролировать историю взаимоотношений с каждым клиентом.

Теперь о нюансах программы для склада:

она не включена в реестр российского ПО;
не предусмотрена бесплатная демо-версия, так что оценить возможности программы складского учёта перед покупкой не получится.

Контур

Контур — это не отдельная программа, а экосистема, предназначенная для предприятий розничной торговли, общественного питания, склада.
В зависимости от потребностей компании при помощи Контура можно:

вести учёт по складам и магазинам;
контролировать остатки и движение продукции с формированием необходимых отчётов;
организовать интеграцию с банковскими и бухгалтерскими программами для выгрузки данных.

К преимуществам программы для склада можно отнести:

наличие техподдержки;
возможность работать в автономном режиме или подключиться к «облаку»;
ведение складского и иного учёта в одной программе.

Теперь о нюансах программы для склада и бизнеса:

не предусмотрена адаптация под потребности в части учёта конкретной компании;
не получится ввести программы лояльности для покупателей;
интерфейс складского ПО сложен для понимания.

1С:Розница

1С:Розница — один из множества программных продуктов от фирмы 1С. Использовать ПО могут предприятия розничной и оптовой торговли, сервисные компании.

К плюсам 1С: Розница можно отнести следующие моменты:

можно автоматизировать и упростить бизнес-процессы, начиная от складского учёта товаров до продаж и управления персоналом, начисления заработной платы и расчёта налогов с ФОТ с выгрузкой данных в программу для бухгалтерии;
можно получать отчёты о деятельности склада, компании и выгружать операции, например, в бухгалтерские программы:
предусмотрена интеграция 1С с кассовым и торговым оборудованием;
можно вводить программы лояльности, начислять клиентам бонусы при покупке отдельных товаров и т.д.;
ПО 1С в части автоматизации можно настроить под потребности компании (большого и малого бизнеса, торговли) и склада, в том числе вести учёт алкоголя в соответствии с требованиями законодательства.

Однако на изучение функциональности программы складского учёта товаров требуется время.

ЕКАМ

ЕКАМ — облачный сервис для управления работой склада товаров и торговых точек. Использовать ПО могут и предприятия общественного питания, оказывающие услуги самого разного характера.

При помощи системы автоматизации ЕКАМ можно контролировать остатки товаров (ведение учёта возможно и по одному, и по нескольким складам), устанавливать цены, фиксировать поступления и списания.

Предусмотрены и функции управления персоналом бизнеса. Возможна интеграция с бухгалтерскими программами в части переноса данных, с онлайн-кассой, CRM, CMS. В базовой функциональности уже предусмотрена поддержка программ лояльности и выгрузка товаров на сайт интернет-магазина.

К плюсам работы с ЕКАМ для склада и торговли относят:

наличие бесплатной версии системы с широкой функциональностью в части автоматизации процессов получения и обработки данных;
адаптацию под потребности бизнеса;
возможность автоматизировать, например, заказы товаров у поставщиков.

Нюанс системы учёта для склада — необходимость обучать персонал бизнеса. К тому же, как отмечают пользователи, нередки технические сбои в работе.