Тендеры в IT: чек-лист по подготовке

Что нужно для победы в тендере на долгосрочную разработку IT-продуктов? Широкая техническая экспертиза, несколько «касаний» с клиентом, а также, безусловно, серьезная подготовка к тендерной процедуре и терпение – зачастую этот процесс занимает не один месяц. Руководитель профильного комитета SimbirSoft Вагиз Исхаков на примере участия в тендере «Татнефти» подготовил чек-лист. В конце своим мнением поделится и организатор конкурсной процедуры.

Наше сотрудничество с группой компаний «Татнефть» началось в декабре 2021 года – с участия в тендере на разработку, внедрение и модернизацию IT-сервисов для клиентов и сотрудников. По итогам конкурсного отбора мы получили долгосрочный контракт на 3 года и рады помогать клиенту развивать бизнес. Расскажем об основных моментах, которые нужно учесть.

Выбор площадки

Найти подходящий тендер можно на сайте заказчика или электронной торговой площадке (ЭТП), одна из них – b2b-center. Участие в закупках на коммерческих ЭТП зачастую платное. Условия разные: участие может быть бесплатным для всех (до определенной суммы) или всех, кроме победителя, также возможны скидки малым предприятиям. Организаторы закупок могут иметь свои правила в рамках Гражданского кодекса (обратите внимание на статьи 447-449, а также 1057-1061).

Еще до подачи заявки изучите заказчика, положение о закупке, проект контракта, техзадание, чтобы понимать этапы, сроки и критерии конкурса.

Наша практика: мы анализируем документацию, а также критерии оценки. Важно убедиться, что мы соответствуем требованиям и готовы доказать свою экспертизу.

Условия участия

В тендерах на разработку IT-систем зачастую можно принять участие в онлайн-встречах заказчика с поставщиками. Вопросы для обсуждения: состав команды, когда подключить специалистов (сразу, постепенно), как будет организована работа.

Готовы подать заявку? Не спешите, сначала соберите документы (учредительные, юридические, бухгалтерские), которые подтвердят ваше соответствие требованиям клиента. А также:

• обезличенные резюме сотрудников (CV), будущих участников проекта;
• референт-лист – описание вашего опыта и релевантных проектов, а также документы для подтверждения этих данных;
• отзывы, награды, рекомендательные письма;
• презентации и портфолио.

Начните с чек-листа – списка необходимых документов. Некоторые справки невозможно получить в момент запроса, закажите их заранее (например, справки по уплате налогов, штрафов)

Обеспечение заявки

Торговая площадка может требовать обеспечение заявки на участие в различных форматах:

• депозит денежных средств на ЭТП
• банковская гарантия
• залог денежных средств на счете заказчика

В случае, если победитель уклонится от заключения договора, обеспечение будет перечислено заказчику.

Проверьте документацию закупки: нужна ли регистрация на ЭТП, аккредитация в определенной секции, а также обеспечение заявки*. Внесите средства заранее, их зачисление может занимать в среднем 1-2 рабочих дня. Дополнительно возможна комиссия торговое площадки, об этом вы узнаете не из документации закупки, а из извещения о публикации тендера.

Документы нужно подавать в электронном виде и заверять электронной подписью. Мы рекомендуем получить универсальную электронную подпись для работы с коммерческими и государственными компаниями.

В нашем примере в конце декабря 2021 года мы отправили заявку на участие в тендере и стали ждать следующего этапа.

Аудит

Рассмотрение поступивших заявок требует времени – до месяца или более. В нашем случае после этого срока заказчик пригласил компанию для прохождения IT-аудита – подтверждения заявленных компетенций и экспертизы.

Во время такого аудита мы предоставили более детальные данные (с учетом NDA) по стекам технологий в рамках проектов, заявленных в качестве релевантного опыта. В течение 2-3 дней провели с клиентом короткий скоринг – технические собеседования с нашими разработчиками, тестировщиками и дизайнерами. Некоторые специалисты также выполняли небольшие задачи от клиента.

Будьте в информационном поле компании. При прохождении IT-аудита компании клиент отметил, что часто встречал нашу компанию на различных IT-конференциях, где мы выступали в качестве спикеров

Начало сотрудничества

После IT-аудита компании в течение двух недель клиент оценивал поставщиков и в конце февраля объявил нас победителем по большинству лотов тендера, в которых мы участвовали. Заказчик выделил нашу экспертизу, опыт оказания услуг и репутацию компании.

Вагиз, руководитель тендерного комитета:  «После подписания договора мы приготовились к старту работ. Дополнительно проанализировали все потребности клиента. В конце марта клиент организовал установочные встречи со всеми победителями в тендере. Кураторы подробнее рассказали о проектах, целях, задачах, ключевых моментах и сроках подключения специалистов. При этом вне тендеров мы готовы подключать специалистов и запускать проекты в срок до 10 дней, когда это нужно».

От организатора

По данным Центра закупок группы «Татнефть», тендеры компании проходят в открытой форме. Принять участие в них может любая организация, необходима только ЭЦП. Главные принципы закупок – открытость, максимальная прозрачность процесса и единые требования. Поэтому в процессе процедуры они готовы организовать совещание с участием представителей заказчика и дать разъяснения участникам.

Рамиль Маннапов, руководитель Центра закупок ПАО Татнефть: 

«По окончании тендера все поступившие предложения анализируются на соответствие критериям. Участники, подтвердившие необходимую квалификацию, допускаются до этапа рассмотрения коммерческих предложений. Далее выбор победителя может осуществляться как по минимальной стоимости, так и с учетом неценовых критериев. В данном случае, помимо стоимости предложения, на выбор победителя влияют такие параметры, как квалификация и количество персонала, опыт участника и другие измеримые критерии. 

Если потенциальным победителем является новый подрядчик, проводится технический аудит компании с участием профильных специалистов ПАО «Татнефть». Это необходимо для подтверждения соответствия подрядчика указанным в тендере требованиям. После утверждения победителя с контрагентом инициируется процесс заключения договора на тендерных условиях. По результатам процедуры все участники получают обратную связь. Новости и информация о новых закупочных процедурах на оказание услуг для Группы «Татнефть» публикуются в телеграм-канале».

Послесловие

Тендер – хороший способ для коммерческих компаний выбрать лучшего поставщика, благодаря четкому налаженному процессу. Зная это, IT-аутсорсер должен стремиться не только показать экспертизу, но и предложить заказчику более выгодные по сравнению с конкурентами условия сотрудничества. При этом главное – обосновать, сможете ли вы решить поставленные задачи.

Но успех, как правило, приходит с опытом. Не бойтесь участвовать в как можно большем количестве тендеров. Даже если первое время вы не будете выигрывать, накопленная практика со временем даст возможность начать побеждать. При работе на любых торгах нужно быть готовыми пробовать еще и еще.

Участие в торгах – это целый комплекс действий. За каждым заключенным контрактом стоит огромный труд специалистов, которые готовят документацию и коммерческие предложения. Наличие квалифицированных экспертов по тендерам, которые помогут грамотно оформить и донести нужные смыслы до заказчика, может создать вам преимущество.

Больше кейсов и полезных материалов для владельцев продуктов – в нашем ВК и Telegram.