Автоматизация PPTX-отчётов
С помощью IT-систем бизнес может комплексно управлять процессами, а также автоматизировать узкие, но крайне трудозатратные задачи. В этом кейсе расскажем о том, как мы помогли заказчику автоматизировать работу с отчетами – время формирования документов сократилось с 5 дней до 5 минут.
Задача
В октябре 2019 года к нам обратился клиент с просьбой создать десктоп-приложение, с помощью которого можно генерировать презентации в формате .pptx. Компания занимается анализом вовлеченности персонала, качественными и количественными исследованиями для HR. При этом ранее сотрудники вручную анализировали бумажные и электронные анкеты и формировали таблицы в Excel. Этот процесс, как правило, занимал несколько дней.
По желанию клиента итоговый документ нужно было сформировать в программе Power Point, ОС – Windows 10, размер каждого отчета не более 10 Мб (при количестве слайдов до 800 штук). Также необходимо было создать дизайн презентации в стиле заявленного брендбука.
Решение
Для того чтобы автоматизировать процесс работы с документами, наша команда использовала текстовый формат json (7-10 миллионов строк), на основе которого презентация генерируется автоматически. В результате время на создание отчета сократилось до нескольких минут. При этом в процессе формирования документа пользователю доступны статусы заполненности по каждому слайду будущей презентации.
Мы не только автоматизировали создание отчетов, но и помогли улучшить визуализацию итогового отчета клиента.
Также наша команда предложила ряд улучшений. Например, реализовали фичу для выгрузки 20-30 отчетов одновременно без участия специалиста, что позволяет клиенту экономить время.
Поскольку презентации могли содержать до 800 слайдов, то возникали сложности, связанные с ограничением по размеру файла до 10 Мб. Обработка файла занимала много времени и до 3 Гб оперативной памяти. Новая версия программы тратит на процесс не более 30 Мб оперативной памяти.
Мы сделали все графики редактируемыми, чтобы их можно было поправить до и после генерации, даже если часть полей в таблице Excel не заполнены. Однако, мы с самого начала специально делали все так, чтобы у клиента не возникало потребности корректировать созданный отчет.
Результат
— Клиент может автоматически сформировать отчет в нужном для себя формате в срок не более 5 минут.
— Презентация объёмом до 800 слайдов имеет размер менее 10 Мб и расходует не больше 30 Мб оперативной памяти.
Технологии
C#/.NET.