10 минут
Как мобильное приложение помогло Major Express сэкономить более 1000 рабочих часов в месяц
SimbirSoft разработала Android-приложение для курьерской службы Major Express, которое объединило рабочие инструменты курьера в одном устройстве: задания, электронные ведомости, фиксацию результатов доставки и передачу данных в общую систему. В результате компания сократила ручные операции и сэкономила более 1000 рабочих часов в месяц в восьми городах Поволжья. В статье — задачи, этапы разработки и измеримые результаты внедрения.
В логистике значительная часть рабочего времени уходит на сопутствующие операции: оформление документов, обмен информацией с диспетчерами и обновление статусов заказов. При большом количестве отправлений даже небольшие задержки могут приводить к существенным трудозатратам.
Команда SimbirSoft разработала Android-приложение для курьерской службы Major Express, которое позволило автоматизировать работу с доставками, сократить количество ручных операций и ускорить передачу данных. В результате компания смогла сэкономить более 1000 рабочих часов в месяц в восьми городах Поволжья.
Кто заказчик и какие стояли задачи
Major Express — одна из ведущих российских компаний в сфере экспресс-доставки. Ежедневная работа курьерской службы связана с обработкой большого количества отправлений, оформлением сопроводительных документов и постоянным обменом информацией между курьерами и диспетчерами.
До внедрения мобильного приложения часть процессов выполнялась вручную. Курьеры использовали бумажные ведомости и терминалы сбора данных (ТСД), а для оформления документов и решения нестандартных ситуаций обращались к диспетчерам.
Информация о доставках также не всегда поступала в систему оперативно. Некоторые данные приходилось обрабатывать после завершения рабочего дня, что увеличивало нагрузку на сотрудников и замедляло обмен информацией между подразделениями.
Перед командой SimbirSoft стояли три основные задачи:
-
автоматизировать работу курьеров с заявками, доставками и сопроводительными документами;
-
сократить количество ручных операций и зависимость курьеров от диспетчеров;
-
обеспечить оперативную передачу информации о доставках в общую систему компании.
Для решения этих задач требовалось создать корпоративное мобильное приложение, которое объединит основные рабочие инструменты курьера на одном устройстве.
Как мы решали задачу
На старте проекта команда SimbirSoft проанализировала требования заказчика и определила основные сценарии работы курьеров. При разработке учитывали два ключевых условия: приложение должно быть простым в использовании и позволять выполнять повседневные операции с минимальным количеством действий.
Чтобы быстрее предоставить заказчику работающий инструмент, разработку разделили на этапы.
На первом этапе - минимально жизнеспособную версия продукта (MVP), её основой стал экран «Задания», на котором отображаются все заявки и доставки на текущий день. Курьер может фильтровать и группировать задачи, находить нужные отправления и управлять своей работой из одного раздела.
В первую версию также вошли авторизация и инструменты для создания доставочной ведомостей приема и возврата. Это позволило автоматизировать основные операции без необходимости сразу реализовывать всю запланированную функциональность.
На втором этапе - расширили возможности приложения, добавили инструменты для обработки проблемных заявок, фиксации результатов доставки и работы с электронной документацией.
Отдельное внимание уделили взаимодействию приложения с внутренними системами Major Express. Курьеры получили возможность самостоятельно вносить данные, которые автоматически передаются в общую базу. Благодаря этому информация о выполненных доставках и возникающих проблемах стала доступна без дополнительной обработки диспетчерами.
При выборе технических решений команда ориентировалась на сроки реализации и реальные потребности пользователей. Это позволило последовательно расширять функциональность приложения, сохраняя простой интерфейс и не усложняя основные рабочие сценарии.
Как изменились рабочие процессы
Внедрение приложения позволило перевести значительную часть повседневных операций в цифровой формат. Курьеры получили возможность самостоятельно оформлять документы, фиксировать результаты доставки и передавать информацию в систему.
Наиболее заметные изменения произошли в трех направлениях.
Работа с документами. Раньше курьеры использовали бумажные ведомости, которые необходимо было сверять, сканировать и загружать в систему. Теперь документы создаются непосредственно в приложении, а информация передается автоматически. Это сократило количество ручных операций и время на обработку документации.
Взаимодействие с диспетчерами. Приложение позволило курьерам самостоятельно создавать ведомости и указывать причины недоставки отправлений. Раньше для выполнения этих операций требовалась помощь диспетчера, теперь информация поступает в систему без дополнительных обращений. В результате диспетчеры стали меньше времени тратить на типовые задачи и ручной ввод данных.
Контроль доставок. Информация о движении отправлений и возникающих проблемах стала доступна в режиме онлайн. Если раньше часть сведений поступала только после завершения рабочего дня, то теперь сотрудники могут оперативно отслеживать изменения и реагировать на возникающие ситуации.
Дополнительно приложение позволило отказаться от использования терминалов сбора данных при создании документов и ускорить вручение отправлений благодаря возможности оставить подпись на экране смартфона.
Таким образом, мобильное решение не просто заменило бумажные документы электронными формами, а изменило организацию повседневной работы курьерской службы.
Результаты внедрения
Эффективность решения оценивали прежде всего по сокращению времени, затрачиваемого на повседневные операции. После внедрения приложения в восьми городах Поволжья компания получила следующие результаты:
- 3000 ведомостей в месяц: автоматизирована их обработка, исключена необходимость использования бумажных доставочных ведомостей.
- около 2800 проблемных доставок в месяц: ускорена обработка информации о причинах недоставки.
- до 1 часа в день на город: экономия рабочего времени диспетчеров благодаря самостоятельному созданию ведомостей курьерами.
- до 70 часов в месяц: сокращение трудозатрат диспетчеров при обработке примерно 1400 проблемных заявок.
- до 2 часов в день на город: экономия благодаря оперативному вводу данных с накладных и их передаче в систему.
Дополнительный эффект обеспечило сокращение времени на сверку документов, сканирование и загрузку информации. Компания также уменьшила расходы на печать и обслуживание принтеров и терминалов сбора данных.
Совокупная экономия рабочего времени составила от 4,5 до 5,5 часа в день на один город, или более 1000 часов в месяц по всей сети Поволжья.