Как мы автоматизировали процесс согласования документов с помощью 1С
Организация работы с документами – необходимый и важный процесс для функционирования любой компании. В этом процессе, прежде всего, важны гибкость, адаптивность, универсальность и скорость, чтобы быстро отвечать на запросы клиентов.
Чтобы упорядочить процесс, сделать его универсальным и понятным, сократить срок согласования документов и уменьшить трудозатраты, мы решили его автоматизировать. Юрист SimbirSoft Эльмира поделится опытом внедрения автоматизации в процесс работы с договорами и как нам помогло решение 1С:Документооборот. Статья будет полезна компаниям, которые также хотят ускорить бизнес-процессы.
Как устроен процесс согласования документов и зачем нам потребовалось решение от 1С
Под «1C» мы понимаем группу продуктов, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов. Обычно «1С» ассоциируется с финансами, потому что в России «1С:Бухгалтерия» — одна из самых популярных финансовых программ. Но для автоматизации делопроизводства и документооборота мы используем «1С: Документооборот».
SimbirSoft относится к числу официальных партнеров «1С» как участник сети 1С:Франчайзинг, к которым рекомендовано обращаться для приобретения, внедрения и сопровождения программных продуктов системы 1С:Предприятие 8.
Уже более 1,5 лет вместо сложного и разноуровневого общения в электронной почте и мессенджере у нас в компании используется единая для всех участников процесса система. Теперь ответственный сотрудник, заинтересованный в заключении договора с контрагентом, создает заявку на согласование, прикрепляет проект документа, несколько связанных с ним файлов и в один клик отправляет задачу коллегам по маршруту согласования, который определен заранее.
Функциональность системы позволяет разработать уникальный маршрут согласования документа, установить время на согласование, задать вопрос инициатору задачи или контролировать срок действия документа.
Преимущества автоматизации:
- четкое разделение доступов, прав, обязанностей;
- сокращение сроков выполнения каждого действия;
- создание, хранение, систематизация и контроль документов, договоров и данных в единой системе.
Каждому участнику цепочки согласования можно предоставить и одновременно ограничить права пользования. Например, сотрудник может отредактировать и сохранить сам договор, но не карточку. Или один и тот же пользователь системы не может быть инициатором по задачам разного типа.
Далее система автоматически и оперативно информирует сотрудника о поступлении задачи, уведомляет об изменениях, статусе движения по маршруту согласования и о завершении документооборота.
Рисунок 1. Процесс согласования документа в «1С: Документооборот» в SimbirSoft
Что нам дала автоматизация
В результате такой автоматизации мы получили:
- Сокращение срока согласования договоров.
- Оптимизацию трудозатрат в процессе согласования документа и возможность отслеживания процесса, ознакомления с комментариями согласующих лиц.
- Ведение учета и контроль всех связанных с договором и контрагентом документов, например, актов, дополнительных соглашений. Возможность хранить в одной задаче документы разных форматов: офисные документы, тексты, изображения, аудио- и видеофайлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и другие данные.
- Возможность хранения всех версий документа, в том числе, его электронного образа.
- Быстрый поиск задач, договоров и других документов по различным фильтрам: контрагенту, номеру, дате документа и т.п.
- Возможность подписания договоров в программе посредством электронной подписи.
- Обеспечение доступа к документообороту дистанционных сотрудников.
- Управление процессом и возможность адаптировать программу под свой бизнес.
Для упорядочивания договорной работы, согласования договоров и выстраивания документооборота советуем предусмотреть инструкции или регламенты для пользователей.
Однако стоит учесть, что как и любое внедрение, автоматизация процесса требует вложения денежных средств. Но эти затраты будут компенсированы за счет оптимизации бизнес-процессов и ускорения документооборота.
В завершение отметим, что автоматизировать процесс согласования договоров и документооборот в целом таким способом могут любые компании вне зависимости от размера, формы и вида деятельности, отрасли и прочих особенностей.
Мы на своем примере убедились, как «1С:Документооборот» позволяет сделать работу эффективнее. К тому же, систему можно настроить и адаптировать под конкретные задачи, условия и требования бизнеса.