Лучшие таск-трекеры и не только: что выбрать для управления проектами в 2024 году

Если 2024 год для вас начался не с оливье и релакса, а с планирования спринта, то тема управления проектами для вас будет актуальной. Реальность современного проджект менеджера (ПМ)  — бесконечный мультитаскинг каждый день. Это значит, что поток необходимых действий в одну единицу времени может превышать пределы человеческих возможностей в запоминании и контроле. Для повышения продуктивности команды и конкурентоспособности бизнеса необходимо автоматизировать процессы управления проектами – везде, где это возможно. Надеемся, что наша подборка поможет вам добиться еще больших результатов в работе.

Эффективность работы ПМ: как выбирать инструменты управления

На помощь приходят системы управления задачами  — так называемые таск-менеджеры, мессенджеры, планировщики, календари и другие типы приложений. Рынок софта предлагает большой выбор инструментов, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы. Для менеджера проекта тут возникает еще одна непростая задача  — разобраться в инструментах, четко понять, какие цели они должны решать в команде и определить границы требований к каждой опции. Тогда становится ясно, какие именно приложения действительно окажутся полезны для конкретного проекта и сэкономят ресурсы.

В этом материале предлагаем не просто обзор эффективных приложений для контроля над проектом, но и типологию таких приложений, основанную на целях и потребностях проекта. При выборе таск-менеджера или даже набора разных инструментов важно учитывать масштаб задач, особенности коммуникаций внутри команды, необходимость уведомлений по электронной почте, наличие статистики, анализа и вывода графиков, возможность делиться результатами и многие другие аспекты деятельности на конкретном проекте.

Таск-трекеры

Независимо от того, нужно ли вам выбрать лучшую программу для управления предприятием, стартапом или оптимизировать процессы самоорганизации в рамках удаленной работы, ключевым элементом является использование надежных инструментов управления задачами.

Выбирая таск-менеджер, важно учитывать ряд требований, которые помогут сделать работу максимально продуктивной. Во-первых, определите, кому и какие задачи вы планируете ставить: себе как человеку или как специалисту, команде проекта, отдельному подразделению компании или крупному предприятию. Во-вторых, необходимо учитывать, нужно ли вам следить только за доской задач или также важна визуализация общей картины на отдельной диаграмме Ганта. В-третьих, важно ли получить отчеты ответственных исполнителей в единой форме. В-четвертых, сколько человек будут пользоваться таск-трекером. Наконец, какие опции для вас обязательны, а какие — лишние и только будут отвлекать внимание.

Составив для себя некое подобие райдера, вы сможете легко выбрать наиболее подходящее ПО.

Среди актуальных и самых популярных примеров таск-менеджеров, доступных российским специалистам, стоит отметить такие решения, как Weeek, Todoist, Wrike и Asana. Любой из них имеет свои удобства и недостатки, в зависимости от конкретных потребностей и структуры проекта. Рассмотрим их особенности и их преимущества подробнее.

• Weeek выделяется среди многообразия приложений. Это многофункциональный инструмент, который позволяет управлять списком карточек задач, вести их учет и всегда следить за ходом их выполнения. Отличительная особенность Weeek – детализация задач на подзадачи, предоставление неограниченного доступа к полезным функциям, включая управление проектами. Его называют российским аналогом Trello.

Использование Weeek просто и интуитивно понятно. Для начала работы достаточно зарегистрироваться на платформе. После регистрации пользователь получает доступ к широкому спектру инструментов, начиная от базового планирования задач до продвинутых функций управления проектами. Инструмент подходит как для индивидуальных пользователей, так и для команд, работающих над крупными проектами.

Ключевая особенность – карточки задач, которые могут быть организованы по дням, неделям или месяцам. Это позволяет пользователям не только задать приоритеты и дедлайны, но и эффективно распределить рабочую нагрузку, количество задач.

Кроме того, у сервиса Week есть опция «Аналитика», которая позволяет менеджеру отслеживать время, которое специалисты тратят на каждую задачу и контролировать загруженность в реальном времени. С помощью сервиса команды могут легко координировать свои действия, работая над множеством задач одновременно.

Интеграция с другими популярными инструментами, такими как Dropbox, CRM-системы и календари, делает Weeek достойным решением для комплексного управления проектами. Функция «встроенной» CRM-системы создает единое рабочее поле для разных проектов и задач. Это обеспечивает бесперебойное взаимодействие между различными аспектами проекта – от статусов задач до обмена материалами и документами.

• Todoist подходит для фиксации повседневных дел и планов, обеспечивая замену традиционному органайзеру. Этот инструмент стал достаточно популярным, о чем говорит число его пользователей  — более 30 миллионов. Его можно использовать как для персональных целей в образовании, повышении эффективности и саморазвитии, так и в командной работе.

Сервис позволяет выстраивать рабочие процессы с клиентами и предлагает множество готовых шаблонов: постановку и отслеживание задач, создание контент-плана, баг-фиксинг, управление продажами, интеграцию нового сотрудника в команду и другие опции.

Приложение позволяет наглядно визуализировать все процессы управления проектами в разноцветных диаграммах, отслеживать повторяющиеся задачи, ставить напоминания и приоритеты. Не обошлось и без модной геймификации: прослеживать прогресс можно, набирая очки, нарабатывая хорошую карму и расти от статуса новичка до мастера. Есть платный и бесплатный тарифы отдельно для личного пользования и для командной работы.

• Wrike предлагает максимально гибкую систему управления проектами, поддерживающую совместную работу над файлами и автоматизацию сложных бизнес-процессов. Этот инструмент особенно подходит для распределенных команд.

Несколько особенностей онлайн-сервиса: интегрированный ИИ позволяет быстро расставить приоритеты команды по направлениям и задачам, визуализация процессов отражается в виде диаграмм Ганта, таблиц и канбан-досок. Имеется аналитика по нагрузке каждого сотрудника.

Немаловажно то, что интерфейс и техническая поддержка продукта настраиваются на русском языке. Допускается интеграция более с чем 400 облачными и локальными приложениями. Сервис можно использовать бесплатно, но с ограничениями  — например, недоступна диаграмма Ганта и календари. Также есть четыре платных тарифа.

• Asana выделяется своим отличным внешним видом и простым пользовательским интерфейсом. Но не только это делает её идеальной для планирования и отслеживания прогресса команды.

Возможно отображение задач в различных форматах: таймлайны, списки, календарь или Agile-доски. Файлы хранятся в отдельной вкладке, что оптимизирует поиск и структурирует объем данных. Информацию по проектам можно отобразить на дашбордах с функцией их обновления в реальном времени.

Веб-версия почти идентична мобильной. Одна из наиболее удобных опций  — календарь, который позволяет всей команде видеть картину проекта: этапы выполнения задач, нагрузку коллег, дедлайны и другую важную информацию. Есть платные и бесплатная версии.

Планирование проектов с диаграммой Ганта

Для тщательного планирования проектов и эффективного управления временными рамками важно выбрать сервисы, включающие диаграмму Ганта. Эти инструменты помогают визуализировать проекты, определять ключевые этапы и управлять ресурсами более эффективно.

Среди актуальных сервисов, популярных среди российских специалистов, выделим два:

• GanttPRO — онлайн-сервис для управления проектами, предлагающий мощные функции визуализации с помощью диаграммы Ганта. Он подходит для разработки проектов от идеи до реализации, обеспечивая гибкость и эффективность в планировании.

Если вы ищете сервис для управления несколькими разными командами и проектами, то GanttPRO может справиться с этими задачами. Скорость работы обеспечивается за счет автоматического планирования и удобства работы с дублирующимися задачами. Сервис предлагает различные представления проекта, включая список, канбан-доску и портфолио, а также функцию отображения просроченных задач. Сотрудникам можно назначать разные уровни доступа.

GanttPRO  — полноценное эффективное решение для автоматизации управления проектами любого масштаба и сложности. Бесплатного тарифа нет, но есть 14 дней бесплатного пробного периода.

• TeamGantt  — удобный инструмент для тех, кто ищет легко осваиваемое решение для управления проектами. Сервис позволяет работать с диаграммами Ганта, календарями или списками задач. Он поддерживает функцию перетаскивания для легкой реорганизации задач, настройки сроков и синхронизации проектов.

Инструмент позволяет быстро просматривать обновления, вести диалоги между членами команды, добавлять комментарии к задачам, отслеживать степень нагрузки сотрудников. Причем быть на связи с коллегами можно и с мобильной версии для устройств iOS и Android. Есть бесплатный тариф для одного пользователя.

Оба приложения обеспечивают не только удобные инструменты планирования, но и возможность совместной работы, обмена информацией и интеграцию с другими системами.

Управление коммуникациями: мессенджер на все руки

Эффективное управление коммуникациями на проекте требует надежного и многофункционального мессенджера. На рынке ПО представлено множество решений, способных удовлетворить потребности как малого, так и крупного бизнеса. Рассмотрим несколько популярных опций.

• TrueConf. Российский сервис для корпоративной коммуникации, обеспечивающий высококачественные видеоконференции на различных платформах. Инструмент поддерживает личные и групповые чаты, обмен сообщениями, совместную работу над файлами, демонстрацию экрана и запись. Это решение подходит для организаций, стремящихся к безопасности и надежности своих коммуникаций. Есть платный и бесплатный тарифы.
• Пачка. Этот корпоративный облачный мессенджер предлагает обширный набор функций, включая отдельные треды, аудио и видеозвонки, интеграции с различными сервисами. Пачка является отличным выбором для тех, кто ищет аналог Slack с возможностью легкого перехода. Есть платная и бесплатная версии.
• VK-teams. Командный мессенджер от ВКонтакте сочетает в себе расширенный набор функций, стоимость и высокую степень защищенности, что делает его привлекательным выбором для российского бизнеса. Особенно выделяется его возможность видеоконференций. Бесплатной версии нет.

Выбор правильного мессенджера поможет упростить коммуникацию внутри команды, улучшить координацию проектов и обеспечить эффективное взаимодействие с клиентами и партнерами.

Планирование встреч и координация рабочего времени

Эффективное планирование бизнес-встреч и координация рабочего времени играют важнейшую роль в менеджменте проектов. Использование надежных инструментов может помочь в организации встреч и оптимизации рабочих процессов. Рассмотрим несколько популярных сервисов.

• Calendly. Этот сервис планирования помогает устранить путаницу с часовыми поясами и синхронизирует ваши календари для подтверждения доступности. Calendly упрощает задачу бронирования встреч и ивентов, предоставляя инструменты для автоматизации бронирования и переноса встреч, а также отправки напоминаний.
• Evench и AddEvent. Эти сервисы подходят для добавления событий напрямую в календари клиентов и организации встреч, обеспечивают простоту планирования.
• Google Calendar. Простой и доступный инструмент, который можно использовать для организации встреч и координации рабочего времени. Наиболее очевидный вариант сервиса, который, скорее всего, есть у вас под рукой, предлагает функцию "Найти время", помогая автоматически подобрать удобное время встречи для всех участников встречи.

Использование этих инструментов обеспечивает эффективное управление временем и ресурсами, помогая менеджерам проекта и их командам быть лучшими на рынке, оставаться на одной волне и повышая общую продуктивность работы.

База знаний: где хранить важное и нужное

База знаний — неотъемлемая часть для успешного управления проектами. Обеспечивает централизованное хранение и доступ к важной информации.

• EvaWiki. Этот сервис предлагает полноценный аналог зарубежного wiki-сервиса Confluence. Особенности: бесшовный переход данных из старой системы, интеграцию с draw.io, возможность работы как в облаке, так и на сервере клиента. Можно настроить уведомления о любых изменениях в документах. EvaWiki подходит для тех, кто ищет удобный и настраиваемый инструмент для управления информацией проектов и команд. Доступ к сервису только платный.
• Notion. Это универсальное рабочее пространство, которое позволяет командам создавать документы, делать заметки, управлять задачами и организовывать работу. Notion поддерживает различные форматы документов и предлагает гибкие настройки для персонализации страниц и баз данных. Есть бесплатная версия.
• Minerva Knowledge. Этот инструмент предлагает широкий спектр функций для создания и управления контентом, включая опции для создания скриптов разговора, схем диагностики и алгоритмов решения задач, возможность добавить статьи, основные чек-листы, кейсы. Minerva Knowledge – оптимальный выбор для создания обширной и детализированной базы знаний, доступной всем участникам проекта. Цена предоставляется по запросу.

Перечисленные инструменты помогают не только в хранении и организации информации, но и в обеспечении доступа к ней в удобной и интуитивно понятной форме, что способствует повышению эффективности и продуктивности работы команды.

Интеграция инструментов

Успешное управление проектами требует интеграции различных инструментов и систем, каждый из которых способствует повышению общей эффективности и продуктивности команды. От таск-трекеров до сервисов планирования встреч и управления базами знаний — выбор правильного набора инструментов зависит от конкретных потребностей проекта и команды.

Интеграция сервисов позволяет создать согласованную и эффективную рабочую среду, где каждый элемент помогает сэкономить время руководителя и вносит свой вклад в общий успех проекта. Важно регулярно оценивать и адаптировать выбранные инструменты, чтобы они соответствовали меняющимся требованиям и условиям работы.

Внимательный подход к выбору ПО для управления проектами — залог успеха для бизнеса, позволяющий достичь поставленных целей и поддерживать высокий уровень продуктивности команды.

В дополнение предлагаем использовать Таблицу 1, которая поможет быстро сориентироваться в выборе сервисов в зависимости от нужд проекта и целей проектного менеджера.

"✓" означает, что инструмент предлагает данный функционал на конец декабря 2023 года.

Краткие выводы

Закрывая основную цель и потребность проекта, выстраивая качественные и надежные взаимоотношения внутри команды и вне, у вас появляется понимание, насколько выбранный инструмент соответствует вашим задачам. Как показывает наша практика, сочетание правильных технических решений с четкой стратегией управления может значительно улучшить эффективность работы и повысить производительность команды в целом.

Todoist, Wrike, Asana или Jira – это лишь инструмент для контроля производительности команды. Для обеспечения хорошо скоординированной командной работы важен целый набор различных решений для целого ряда задач. Например, успешное управление проектами (читать как “эффективное планирование”), включает в себя также ценные данные о затраченном времени. И здесь на помощь приходит диаграмма Ганта, помогая оптимизировать рабочие процессы каждый день.

Мессенджеры делают обычную рутинную работу на проекте более интересной, прозрачной, а главное – командной, поскольку поддерживают одно информационное поле и обогащают знаниями всю команду проекта – от руководителей до специалистов. Онбординг на проекте проходит быстрее и слаженнее, когда сотрудник чувствует свою значимость и ценность с первого дня работы.

Наличие актуальной базы знаний позволяет сформировать четкое понимание проектных целей поможет при масштабированию проекта в будущем. Использование всех этих инструментов в работе поможет сделать управление проектами более эффективным и сэкономит время руководителя для решения более важных задач.

Если хотите прочитать больше полезных статей про управление проектами, переходите в раздел https://www.simbirsoft.com/blog/tag/management/